Verantwortliche Stelle:
Karl Trebbau GmbH
Schönhauser Str. 21
50968 Köln
- nachfolgend Trebbau genannt -
Geschäftsführer: Karl-Peter Trebbau und Gerd Kölzer
Präambel
Trebbau ist regelmäßig im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung sowohl als Lettershop wie auch als datenverarbeitendes Unternehmen tätig. Aufgrund dieser Tätigkeitsfelder unterliegt Trebbau gemäß Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) speziellen Verpflichtungen. Zusätzlich hat sich Trebbau weiteren, über die Gesetze hinausgehenden Verpflichtungen unterworfen, um für seine Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten, aber auch für Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein besonders hohes Maß an Datenschutz zu gewährleisten. Im Rahmen der Verarbeitung personenbezogener Daten steht dabei auch das Verhältnis zwischen den Adressen-Eigentümern, Listeignern, Listbrokern, Werbungtreibenden und anderen Auftragsdatenverarbeitern besonders im Focus.
Darüber hinaus fühlt sich Trebbau aber auch den Empfängern von Werbung gegenüber verpflichtet und berät seine Kunden umfassend bei der Erfüllung ihrer datenschutzrechtlichen Verpflichtungen.
Datenschutzkonzept
1. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung, Grundsatz der Datenvermeidung und Datensparsamkeit, Schutz der Betroffenen
Trebbau unterwirft sich dem Grundsatz der Datensparsamkeit und erhebt, verarbeitet oder nutzt so wenig personenbezogene Daten wie möglich.
Personenbezogene Daten werden erhoben, um Mitarbeiter, Auftraggeber, Mittler, Lieferanten, Interessenten und Kunden in der EDV zu erfassen um die tägliche Zusammenarbeit so effizient wie möglich zu gestalten. Interessentendaten werden erhoben, um potenzielle Kunden im gesetzlich zugelassenen Rahmen werblich anzusprechen. Sofern wir Kenntnis darüber erlangen, dass einzelne personenbezogene Datensätze ungültig geworden sind, entscheiden wir im Einzelfall, ob die Daten gelöscht werden oder ob ein Kennzeichen gesetzt wird, dass den Datensatz als nicht mehr gültig charakterisiert.
Im Kundenauftrag verarbeitete oder genutzte Daten werden in Absprache mit unseren Kunden nach dem gleichen Grundsatz behandelt. Überlassene Adressdaten werden ausschließlich zum Zwecke der Selektion der Adressdaten und zur auftragsgemäßen Durchführung der beauftragten Leistung verwendet. Sofern keine andere Weisung der Adressen-Eigentümer vorliegt, werden sämtliche im Kundenauftrag verarbeitete oder genutzte Daten nach einem Zeitraum von drei Monaten aus unseren Produktivsystemen gelöscht und anschließend für maximal weitere drei Monate auf Sicherungsbändern vorgehalten, um nach Weisung der Adressen-Eigentümer gegebenenfalls Auskunftsersuchen nachkommen zu können. Spätestens sechs Monate nach Abschluss der Verarbeitung werden diese Daten endgültig gelöscht.
Sofern Werbeempfänger Trebbau um Auskunft über die Herkunft der Datensätze bitten, wird Trebbau im Rahmen seiner Möglichkeiten entsprechende Auskünfte erteilen oder – soweit möglich – den Kontakt zwischen dem Betroffenen und dem Adressen-Eigentümer herstellen. Auftraggeber bzw. sonstige relevante Beteiligte werden darauf hingewiesen, dass Widersprüchen von Betroffenen zur Nutzung von personenbezogenen Daten für Werbezwecke zu entsprechen ist. Weitere Verarbeiter (z.B. Lettershops) werden informiert, dass es sich bei den personenbezogenen Daten um Fremdadressen eines/verschiedener Eigentümer handelt, die im Wege der Auftragsdatenverarbeitung weisungsgebunden verarbeitet werden (Datenherrschaft) und jeweils Herr der Daten sind. Die Beteiligten werden darauf hingewiesen, dass eine Lieferung von Adressen nur verschlüsselt erfolgen soll und der Versender bei unverschlüsselter Übermittlung haftet.
Die Lieferung von personenbezogenen Daten außerhalb des EWR/EU – Bereiches erfolgt nur nach Sicherstellung eines entsprechenden Datenschutzniveaus.
2. Bestellung eines Datenschutzbeauftragten
Gemäß § 4f BDSG sind Unternehmen, in denen regelmäßig mehr als 20 Personen personenbezogene Daten erheben, verarbeiten oder nutzen zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet. Trebbau hat mit Herrn Rudolf Helsper einen unabhängigen externen Berater zum Datenschutzbeauftragten bestellt. Herr Helsper ist für Sie, wie in den folgenden Kontaktdaten dargestellt, erreichbar:
Helsper & Helsper – Rechtsanwälte
Herrn Rudolf Helsper
Am Kielshof 18
51105 Köln
3. Technische und organisatorische Maßnahmen
Unternehmen, die personenbezogene Daten erheben, verarbeiten oder nutzen, müssen technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um den Bestimmungen des BDSG insbesondere dem §9 und der Anlage zu §9 zu entsprechen. Trebbau erfüllt diesen Anspruch durch folgende Maßnahmen:
a. Zutrittskontrolle
Die Zugänge zum Gebäude sind stets geschlossen und können von außen nur mit Sicherheitsschlüsseln oder zu den üblichen Geschäftszeiten durch an die Mitarbeiter ausgehändigten Zeiterfassungskarten geöffnet werden. Betriebsfremde können sich ausschließlich Zugang verschaffen, in dem sie sich am zentralen Empfang oder im Falle von Anlieferungen bei der Warenannahme anmelden. Besucher werden von einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter persönlich am Empfang abgeholt. Organisatorisch ist geregelt, dass Fremde sich im Gebäude niemals allein aufhalten oder frei bewegen dürfen. Der Aufenthalt von Besuchern in sensiblen Bereichen ist nur in Begleitung von Mitarbeitern, die nach BDSG und QuLS verpflichtet sind, gestattet. Außerhalb der Arbeitszeiten erfolgt die Überwachung der Räumlichkeiten durch eine Alarmanlage gemäß VDE-Norm. Meldungen der Anlage werden durch einen Sicherheitsdienst überwacht und nach einem dokumentierten Interventionsplan verfolgt.
b. Zugangskontrolle zu EDV-Systemen
Unbefugten wird der Zugang zu Datenverarbeitungssystemen nicht gewährt. Der Zugang über Außenschnittstellen zu unseren EDV-Systemen ist durch eine wirksame Firewall geschützt. Öffentlich erreichbare Systeme, wie Bastion Hosts mit E-Mail oder Internetzugang werden über entsprechende Trennungen vom internen Netz gesichert (DMZ). Sämtliche PC-Systeme sind passwortgeschützt. Passwörter müssen hohen Ansprüchen genügen und werden regelmäßig zwangsweise erneuert. Alte Passwörter können nicht wiederverwendet werden. Nach sechs fehlerhaften Anmeldeversuchen wird der entsprechende Benutzerzugang automatisch gesperrt.
c. Zugriffskontrolle
Der Zugriff auf Netzwerkverzeichnisse, in denen personenbezogene Daten gespeichert werden, ist auf die jeweiligen Personen beschränkt, die mit den Aufträgen beschäftigt sind, für die solche Daten verwendet werden sollen. Diese Personen müssen sich gegenüber dem System identifizieren.
Insbesondere Produktionssysteme haben ausschließlich zu einem einzigen, für sie eingerichteten Netzwerkverzeichnis Zugang. Auf diesen Verzeichnissen werden Daten nur so lange gespeichert, wie sie für den unmittelbaren Produktionsprozess benötigt werden. Die Programmnutzung wird ebenso protokolliert, wie das Abrufen von Daten aus Beständen über Selektionen. Das Booten des Servers ist nur über eine Passworteingabe möglich. Datenträger werden verschlossen gelagert (Safe).
d. Weitergabekontrolle
Es wird Sorge getragen, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist.
Sofern die Übermittlung von personenbezogenen Daten notwendig sein sollte, erfolgt der Datenaustausch über einen Datenaustausch-Server (Datastore). Zur Nutzung des Datenaustausch-Server (Datastore) ist eine vorherige Registrierung erforderlich. Für den einzelnen Abruf wird zusätzlich ein eindeutiges Passwort benötigt, das lediglich dem autorisierten Nutzer, mittels eines anderen Mediums, bekannt gegeben wird. Der Versand personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich im gesetzlich vorgesehenen Rahmen. Der Datenaustausch erfolgt verschlüsselt. Die Übertragungswege sind passwortgeschützt. Mobile Datenträger mit personenbezogenen Daten werden nur in gesicherten Räumen gehalten, bei Nichtverwendung im Tresor. Daten, die für eine Auftragsdurchführung nicht mehr benötigt werden, wie z.B. gesperrte Daten, werden in einem separiertem zugriffsgeschützten Speicherbereich abgelegt. Datenträger/Hardware werden nur durch entsprechend verpflichtete und zertifizierte Unternehmen repariert oder entsorgt. Gleiches gilt für die Entsorgung von Daten auf Papier.
e. Eingabekontrolle
Das verwendete EDV-System verfügt über eine automatische Protokollierung der User-Aktivitäten. Darüber hinaus wird bei den Aufträgen in schriftlicher Form dokumentiert, dass und von wem Adressdaten auf unseren Servern wohin gespeichert wurden. Veränderungen an Adressdaten (Dubletten entfernen, Adressen qualifizieren) werden durch das Abspeichern unterschiedlicher Fertigungsstufen dokumentiert.
f. Auftragskontrolle
Adressdaten werden nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers und unter Einbeziehung Verpflichtungserklärung „Auftragsdatenverarbeitung und Datenumgang“ des Deutschen Dialogmarketing Verbandes e.V. (DDV) verarbeitet. Insbesondere unterliegen Anweisungen zu Aufträgen der Schriftform und die Aufträge werden unter Vergabe einer eindeutigen Auftragskennung je Auftrag / Kunde vollständig dokumentiert sowie die Ausführung protokolliert. Der Versand von Daten erfolgt nur mit Angaben, die zur klaren Identifikation erforderlich sind und insbesondere Angaben zu Absender, Empfänger, Dateibezeichnung, Adressmenge, Angabe von Nutzer und Aktion und Satzaufbau enthalten.
g. Verfügbarkeitskontrolle
Unsere EDV-Systeme sind durch RAID-Systeme vor Datenverlust geschützt. Tägliche Datensicherungen garantieren, dass bei Verlust der Funktionsfähigkeit von EDV-Systemen keine Daten verloren gehen. Für den Fall von Feuer oder anderen EDV-System schädigenden Ereignissen ist die Datensicherung auch außerhalb des Serverraumes brandsicher gelagert. Um das Ausmaß möglicher Brandschäden zu minimieren, ist unser Unternehmen mit einer Brandmeldeanlage ausgestattet. Meldungen der Anlage werden durch einen Sicherheitsdienst überwacht und nach einem dokumentierten Interventionsplan verfolgt.
h. Getrennte Verarbeitung personenbezogener Daten
Durch die Trennung der Aufträge voneinander die sowohl in getrennten Auftragsmappen als auch in voneinander getrennten Netzwerkverzeichnissen erfolgt, ist gewährleistet, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Adressdaten getrennt verarbeitet werden.
i. Löschung personenbezogener Daten Dritter
Personenbezogene Daten Dritter (gelieferte Bestände, Bestände, die bei der Verarbeitung entstehen, Markierungen auf Beständen, bei der Verarbeitung entstandene Zwischenspeicherungen z.B. in email-Systemen, auf Kommunikationsrechnern, auf Clients, Produktionsrechnern sowie eventuelle Markierungen auf Referenzbeständen etc.) werden nach schriftlicher Vereinbarung mit dem Eigner der Daten, spätestens jedoch drei Monate nach Beendigung des Auftrages, für die die Daten gespeichert wurden, physikalisch gelöscht. Wünscht der Kunde eine Speicherung der Daten über diesen Zeitpunkt hinaus, muss dies schriftlich angewiesen und von uns bestätigt werden.
4. Verhalten gegenüber Adresseignern
Trebbau hat die “Verpflichtungserklärung Auftragsdatenverarbeitung und Datenumgang” des DDV unterschrieben und sie zur Veröffentlichung dem Verband überlassen. Sie finden den Text der Verpflichtungserklärung in diesem PDF-Dokument..
5. Unterbeauftragung
Sofern sonstige Dienstleister bzw. Unterauftragsnehmer von Trebbau beauftragt werden und die Beauftragung den Umgang mit personenbezogenen Daten erforderlich macht, ist es unerlässlich, dass seitens des beauftragten Unternehmens eine unterzeichnete Datenschutzverpflichtungserklärung nach DDV-Standard bzw. BDSG vorliegt. Sofern die Erteilung solcher Auftragsverhältnisse die Zustimmung eines Dritten erfordert, wird Trebbau diese Zustimmung über den Auftraggeber einholen.
6. Verpflichtung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen
Sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden in jährlichen Schulungen auf ihre Verpflichtungen zur Wahrung des Datengeheimnisses hingewiesen und bezeugen dies durch ihre Unterschrift. Ihnen wird das Merkblatt “Datenschutz” ausgehändigt. Die Unterweisung erfolgt insbesondere zu den Grundsätzen des Datenschutzes nach BDSG (insbesondere die Voraussetzungen der Auftragsdatenverarbeitung), dem Einsatz der Robinsonliste, der Pflicht zur Verschwiegenheit über Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse, dem sorgfältigen Umgang mit Datenträgern und Dateien, dem Fernmeldegeheimnis und den Qualitäts- und Leistungsstandards des DDV (QuLS + SVE).
7. Die Online-Selbstverpflichtungserklärung
Trebbau gibt gegenüber dem DDV jährlich eine online erhobene Selbstverpflichtungserklärung (SVE) ab. In mehr als 70 Punkten und Unterpunkten werden dort die Maßnahmen, die das Unternehmen getroffen hat um den Bestimmungen der Gesetze zu entsprechen überprüft. In der SVE erklärt Trebbau darüber hinaus die getroffenen Maßnahmen, um die über die Gesetze hinaus gehenden Verpflichtungen des DDV-Qualitäts- und Leistungssiegels darzulegen.
8. Das Siegel QuLS 2010 Lettershop
Die Einhaltung der in der SVE abgegebenen Verpflichtung wird von unabhängigen Gutachtern überwacht. Als Zeichen der besonderen Güte der von Trebbau erbrachten Leistungen verlieh uns der DDV das DDV-Qualitäts- und Leistungssiegel (QuLS) 2010.
9. Umgang mit Makulatur
Material, das personenbezogene Daten (Adressen) enthält und das aus verschiedensten Gründen nicht einem Distributor (z.B. Deutsche Post AG, TNT Post o.a.) übergeben wurde, wird in einem verschlossenen Behälter gesammelt und einem auf den Datenschutz verpflichteten Unternehmen zur Vernichtung übergeben.
